Jak sestavit hodnotící kritéria ve výběrovém řízení

Doručené nabídky musí být posuzovány podle hodnotících kritérií stanovených v zadávací dokumentaci. Proto je nutné, aby tvorbě zadávací dokumentace, respektive stanovení hodnotících kritérií, byl věnován dostatek času a kvalitní příprava. Pokud zadavatel stanovení hodnotících kritérií zanedbá, může být v důsledku toho ohrožen cíl zadavatele. Zadavatel má sice možnost veřejnou zakázku zrušit a vyhlásit novou, ale toto řešení je časově náročné a také nákladné.

Zadávací podmínky nesmí být stanoveny tak, aby určitým dodavatelům bezdůvodně přímo nebo nepřímo zaručovaly konkurenční výhodu nebo vytvářely bezdůvodné překážky hospodářské soutěže.

Zásady 3E

Každý veřejný zadavatel musí zohledňovat zásady 3E. Principy 3E jsou účelnost, hospodárnost a efektivita. Vycházejí z oblasti řízení a kontroly veřejných financí.

ÚČELNOST (Effektiveness) ovlivňuje veřejnou zakázku ještě ve stadiu plánování. Jedná se o ověření potřeby dodávek či služeb nebo stavebních prací.

HOSPODÁRNOST (Economy) = úspornost. Zabývá se tím, zda je poptávaná věc (zboží či služba) získána za co nejvýhodnějších podmínek pro zadavatele. A zda je zboží či služba k dispozici ve správnou dobu, v potřebné kvalitě a za odpovídající cenu.

EFEKTIVITA (Effiency) = účinnost. Efektivním nakládáním s veřejnými prostředky je dosaženo co nejlepšího vztahu mezi použitými prostředky a dosaženými výsledky.

Není to vždy jen o ceně

Zadavatelé velmi často volí kritérium nejnižší nabídkové ceny bez ohledu na to, zda je takové kritérium vhodné. Výhodami hodnocení podle nejnižší nabídkové ceny jsou jednoduchost, transparentnost a rychlost. Hodnocení nabídek dle nejnižší nabídkové ceny ale může vést k opomenutí kvalitativní stránky plnění (nákladů provozu; současně dodavatelé nejsou motivováni nabízet kvalitativní zlepšení technických parametrů). Kritérium nejnižší nabídkové ceny by mělo být používáno pouze v případech, kdy je zadavatel schopen definovat kvalitu požadovaného plnění naprosto přesně formou technické specifikace a kdy zadavateli vyšší než minimální požadovaná kvalita nepřináší žádný užitek (např. kancelářský papír, kancelářské potřeby, pohonné hmoty atd.).

Obecné zásady pro stanovení hodnotících kritérií

• Kritéria musí být vymezena jasně a srozumitelně.
• Kritéria musí být jasně definovaná včetně způsobu jejich hodnocení.
• Kritéria musí souviset s plněním veřejné zakázky.
• Hodnotící kritéria musí být odlišena od kritérií kvalifikačních.
• Kritériem kvality nesmí být smluvní podmínky ani platební podmínky.
• Kritéria nesmí být diskriminační, znevýhodňovat určité dodavatele a zároveň nesmí být „šitá na míru“ konkrétnímu dodavateli.

Členění hodnotících kritérií dle druhu

Možnosti kritérií pro veřejné zakázky na služby a dodávky

• Výše nabídkové ceny.
• Termín dodání ve dnech od podpisu smlouvy – při hodnocení rychlosti dodání je nutné stanovit minimálně nejzazší termín dodání, jehož překročení pak bude postihováno smluvními pokutami.
• Záruční podmínky (délka záruky) – hojně využívané hodnotící kritérium, kde zadavatel požaduje delší záruku než zákonných 12 měsíců. Nejdelší hodnocenou zárukou může být doba 60 měsíců.
• Servisní podmínky – jedná se o hodnotící kritérium, které se může skládat i z více podkritérií, např:

Rychlost servisního zásahu po nahlášení závady – je nutno přesně specifikovat, co bude myšleno „nahlášením“ závady, zda pouhé zavolání na telefonní číslo servisního oddělení, nebo musí jít o písemnou formu doručenou na definovanou emailovou adresu apod. Případně v jakém režimu lze závady hlásit. Zda 24 hodin denně, nebo jen v pracovní dny a pracovní dobu dodavatele.

Cena servisního zásahu – je nutné přesně definovat, jak má být výpočtu ceny dosaženo. Např. jedná se o dopravu a práci servisního technika po dobu 8 hodin. Účastník poté stanoví cenu za práci technika po dobu 8 hodin a cenu dopravy na místo servisního zásahu a zpět.

Cena pozáručního servisu – lze stanovit obdobně jako cena servisního zásahu.

Termín dodání náhradního dílu – lze hodnotit i rychlost dodání náhradního dílu, či odstranění poruchy. Je nutné specifikovat, od kdy se lhůta počítá.

• Technické parametry – v případě, že je pro zadavatele důležitý jeden či více technických parametrů, je možné zvolit jako hodnotící parametr splnění tohoto parametru a výši jeho hodnoty. Může se jednat například o přesnost, dosahovanou drsnost povrchu, spotřebu elektrické energie či jiný technický parametr, který je pro zadavatele důležitý. Parametr se vymezí v požadavcích buď minimální, maximální hodnotou, nebo rozpětím, které musí splnit a lepší hodnoty pak budou bodovány – nejlepší nabídka získá plný počet bodů, všechny ostatní nabídky pak poměr bodů k nabízenému plnění.
• Provozní náklady – zde může zadavatel hodnotit číselně vyjádřitelné náklady na provoz (spotřeba energií a médií, objem odpadového materiálu, zmetků, apod.).

Možnosti kritérií pro veřejné zakázky na stavební práce

• Nejnižší nabídková cena – požadavky na kvalitu musí zadavatel zahrne do technických podmínek zakázky, do zadávacích podmínek a do smlouvy. Nejnižší nabídková cena bude základním hodnotícím kritériem u případů, kdy půjde o silně standardizované stavební práce.
• Cena servisních prací – jedná se o cenu servisních prací, cenu za údržbové práce, nabídkou cenu na provozní náklady. Používá se u veřejných zakázek, u kterých dražší provedení prací může vést k nižším nákladům na provoz a údržbu.
• Termín provedení prací – u stanovení kritéria termínu provedení prací musí zadavatel zvážit, zda je nutné a tím pádem vhodné toto kritérium použít (riziko nedodržování technických norem, viz také např. příklad na konci tohoto článku).
• Délka záruční doby za jakost díla – u záruční doby se spíše stanovuje délka minimální (2 roky) a maximální (5let) záruční doby.
• Provozní náklady – náklady na provoz čase.
• Návratnost nákladů – zjišťování doby, za kterou budou splaceny náklady.
• Vliv na životní prostředí – dopady na životní prostředí vyjádřené tzv. negativními externalitami (stupněm hlučnosti, mírou prašnosti, stupněm zamoření ovzduší exhaláty)

Pozor na spekulativní nabídky uchazečů

V rámci aktuálních pravidel OPPIK musí cena tvořit vždy min. 50 % váhu v hodnocení. Je třeba si uvědomit fakt, že pokud zadavatel sestaví hodnocení z více hodnotících kritérií, může nastat situace, kdy vítězná nabídka nebude současně nejlevnější! Nejenom stavební firmy v některých případech využívají možnosti nadsazení smluvní ceny s kalkulací úhrad sankčních pokut za pozdní realizaci (dodávku) na úkor sankcí, které je často „výhodné zaplatit“.

Příklad z praxe:

Níže uvedená tabulka obsahuje informaci o nabídkách 2 uchazečů ve výběrovém řízení. Dodavatel B využil legální mezeru v hodnocení, nabídl záměrně krátký termín realizace (55 dnů) a kalkuluje s pozdním dodáním a úhradou sankce. Sankční pokuta je výši 0,05 % z nabídkové ceny za každý den zpoždění (6000,- Kč/den). Za 50 dnů kalkulovaného zpoždění uhradí 300 000,- Kč, přitom jeho nabídková cena je o 2 000 000,- Kč vyšší, než nabídka dodavatele A. „Zisk“ dodavatele díky této spekulaci je 1 700 000,- Kč.

V tomto případě je tedy otázkou, zda se zadavateli vyplatilo zvolit tento poměr hodnotících kritérií a zda neměl zvolit vyšší sankční pokuty (pravidla dovolují požadovat až 0,5%, což by znamenalo potenciální sankční pokutu až 3,0 mil. Kč a dodavatele B by to určitě odradilo od spekulace na fiktivně podhodnocený termín dodání). Současně mohl také požadovat po dodavateli dodatečnou informaci k jeho nabídce, kterou by prověřil, zda při lhůtě 55 dnů budou dodrženy všechny stavebně-technologické normy a předpisy.

Pracovníci společnosti JVM-RPIC spol. s r.o. v případech kombinovaných hodnotících kritérií poskytují hodnotící tabulky ještě před vyhlášením tak, aby si klient sám mohl nasimulovat možné varianty doručených nabídek. Tím je možno odhalit potenciální spekulace uchazečů na záměrné podhodnocení nabídek s cílem získání výhody ve výběrovém řízení.